面接コボットとは？ 面接設定を自動化し工数削減！採用業務のDX化！

採用担当者が抱える面接設定の課題

日経新聞によると2024年12月の採用市場は有効求人倍率が3倍を超える高水準で推移しており、人材確保の競争が一段と激化しています。特に中小企業の採用担当者は、以下のような課題に直面しています。

複数の求人媒体管理による業務負担

採用効果を高めるため、多くの企業が複数の求人媒体を利用しています。しかし、それぞれの媒体の管理画面を確認し、応募者情報を把握・管理する作業は、担当者にとって大きな負担となっています。特に、媒体ごとに異なる操作方法や、応募情報の確認タイミングの違いは、業務効率を著しく低下させる要因となっています。

応募者との連絡タイミングのミスマッチ

ディップ総研によるアンケート調査によると、応募者の35%が18時から24時の時間帯に応募しており、さらに10%が深夜1時から7時に応募しています。一方、企業側の対応可能時間は通常の営業時間内に限られるため、応募後すぐの連絡が難しい状況が発生しています。この時間的なギャップが、応募者の離脱につながる大きな要因となっています。

面接コボットとは？採用業務を効率化する採用管理システム

このような採用現場の課題を解決するために開発されたのが「面接コボット」です。面接コボットは、「バイトル」でおなじみのディップ株式会社による応募者対応を自動化できる採用管理システムです。ディップ株式会社は、2021年11月に経済産業省が定めるDX認定制度に基づく「DX認定事業者」に認定されています。
※登録商標『バイトル』、『面接コボット』は、ディップ株式会社の登録商標です。

【POINT】
採用がうまくいっている企業が、続々と導入しているのがこの面接コボット！代表取締役や店舗責任者が採用業務を行っていたり、採用担当者が他の人事業務も兼務していたりする中小企業にこそおすすめです！

面接コボットの主要機能と活用方法

面接コボットには、採用担当者の業務効率を大幅に向上させる5つの特徴的な機能が搭載されています。それぞれの機能について、具体的な活用方法とともに解説します。

応募後5～10分での自動応答機能

チャット形式での事前質問システム

面接設定の前に、チャット形式で応募者に質問を送ることができます。この機能により、以下のようなメリットが生まれます。

【POINT】
・採用基準に合わない応募者のスクリーニング
・面接時間の有効活用
・応募者の意欲や適性の事前確認
・採用のミスマッチ防止

 特に飲食店や小売業など、接客を伴う業種では、アルバイト経験や希望シフトなどを事前に確認することで、より効率的な採用活動が可能になります。

面接日程の自動調整機能

面接コボットは応募者から最大3つまでの希望日時を聞くことができます。この機能には以下のような特徴があります。

【POINT】
・応募者は都合の良い日時を24時間いつでも選択可能
・採用担当者の予定に合わせて、面接可能な日時をあらかじめ設定
・候補日を3つまで回答してもらうことで、日程調整の手間を大幅に削減

採用担当者は、管理画面またはメールで届く「応募者がWEB上で選択した面接希望日」を承認するだけで対応は完了です。

なお、面接日の前日には無断欠席を防ぐために、応募者に対して自動リマインドメール・SMSが送信されます。

Web面接への対応

コロナ禍以降、採用手法の1つとして定着したWeb面接にも対応しています。企業側は管理画面から、応募者側はメール/SMSのURLから入るだけでそのまま面接することができます。

【POINT】
Web面接対応により、遠方の応募者にも対応が可能になり、採用母集団の拡大にもつながります。

応募者情報の一元管理機能

次のような応募者情報を一つの管理画面で確認できます。

• 応募者の基本情報の一覧表示
• 選考状況のステータス管理
• 面接日時の管理
• 応募媒体ごとの応募状況の把握
• 採用実績のレポート機能

面接コボットは「バイトル」、「はたらこねっと」といったディップ株式会社のサービスだけでなく、37種類（2024年2月現在）の求人媒体（※）の応募者データを取り込み一元管理することができます。対応媒体は順次追加予定です。
※連携可能な媒体についてはお問い合わせください。

【POINT】
一元管理により、媒体ごとの効果測定や採用計画の立案も容易になります。

これらにより、採用担当者の業務効率は大幅に向上します。特に中小企業では、採用担当者が他の業務と兼務していることも多く、面接コボットによる自動化は大きな価値を生み出します。

面接コボット導入企業の具体的な効果

面接コボットの導入効果について、トーコンで支援させていただいた成功事例をもとに解説します。

工場オペレーター採用での成功事例

課題：該当職種のスタッフの欠員に伴い募集が必要とのことでご相談いただきました。50名以下の規模の製造業の工場で社長が採用業務も行っており、採用業務に十分に時間を割けずタイムリーに対応ができないことが課題でした。

募集職種: 工場オペレーター
エリア: 埼玉県川口市
採用予定人数: 1名
ご提案：5週間Indeed PLUSを予算180,000円で掲載＋面接コボット37,500円＋採用したいターゲット層を明確化し、効果的な求人広告の画像制作5000円

結果：面接コボットにより応募者へのスムーズな面接設定が可能となり、掲載開始２週間経たずで充足。Indeed PLUSの費消金額は62,000円で、実際に生じた費用は104,500円と予算を抑えることに成功。また、当初1名採用の予定でしたが、求める人物像とマッチしたため2名採用となりました。お客様には短期間で採用でき、費用も大幅に抑えることができ大変喜んでいただけました。また面接コボットが応募者との対応を自動的に行うため、社長業にも集中することができたようです。
採用データ：応募人数7名,面接人数3名,採用人数2名

【成功POINT】
①ヒアリングにてターゲット層を明確化し、最適な求人媒体と効果的な求人広告内容をご提案
②採用業務の工数削減、スピーディーな応募者対応のため面接コボットを運用。お客様とトーコンで役割分担を行った。
＜面接コボット：お客様の役割＞
・アカウント解説
・利用媒体の連携
・Googleカレンダーとの連携
＜面接コボット：トーコンの役割＞
・応募時自動返信メール・SMSの文章作成
・応募後に面接前に聞きたい質問項目の作成
・Web面接の設定

この事例では、応募者への素早い対応と自動化された面接設定により、採用効率が大幅に改善されました。

まとめ

面接コボットとは、応募者対応を自動化し採用業務を効率化する採用管理システムです。
面接コボットは、以下のような課題を抱える企業に特におすすめです。
・複数の求人媒体を利用していて、応募者管理に時間がかかっている
・応募者への迅速な対応ができず、面接前の離脱が多い
・採用担当者が他の業務と兼務しており、採用業務の効率化が必要
・採用コストの削減と採用力の向上の両立を目指している

人材確保の競争が激化する中、採用業務のDX化は今や必須となっています。面接コボットの導入により、応募者対応の自動化と業務効率の向上を実現し、本来注力すべき業務により多くの時間を割くことができます。

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