応募者から返信が来ない!来社率を上げる「面接設定メールのテンプレート」

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トーコン 人材紹介事業の斉藤です。

やることも多く、イレギュラーも多い採用活動。

特に困るのが応募からの離脱。
応募者から返信が来ない、面接ドタキャンされてしまう。

忙しい面接官のスケジュールを割いて調整をしているのに、そんな苦労も水の泡。不確実な応募者の動きにお悩みの採用担当者様も多いのではないでしょうか?

かくいう私も、人材紹介の面談を設定する役割を担っていますが、同様の事態に日々直面しています。
どうすれば応募者の離脱を起こさず、面接設定率を改善できるか・・・。

目次

 

採用成功事例集

応募者から連絡がこなければ連絡する

採用活動を進める中で、急に応募者から返信がこなくなることはあります、

応募者から返信を一方的に待つのではなくて、こちらからあらゆる方法で連絡をしてみましょう。

単に連絡をし忘れているだけの可能性もあります。

それでも連絡が来なければ、辞退の旨を伝える連絡をしましょう。

そもそも連絡がこなくなる理由はいくつか考えられるので、解説します。

なぜ応募者から返信がこなくなるのか

求人に応募したのになぜ返信がこなくなるのでしょうか。

それにはいくつかの理由があります。

応募者から返信がこない理由①:返信が遅いから

特に返信が遅いことに関しては、応募者は不安や不信感を抱くことがあります。

また、返信しても応募から時間が経過していれば、誠実な企業ではないと思われてしまいます。

返信のスピードは会社のイメージにもつながるので、返信の早さはチェックしましょう。

また、いくら返信が早いといっても深夜に返信するのは避けるべきです。

応募者からすると「こんな時間にも返信が来るのは、実はブラック企業?」と疑問を持ってしまいます。

返信する速さだけではなく、時間もチェックしましょう。

応募者から返信がこない理由②:自社の魅力を伝えきれていないから

いくら返信が早くても、自社の魅力を伝えきれなくて応募者にとってメリットがないと感じる場合もあります。

「第一志望から内定が出れば、ほかの企業は興味がない」と考える応募者もいるため、自社の魅力は最大限のアピールが必要です。

応募者から返信がこない理由③:採用担当者の対応が良くない

採用担当者の対応が良くないことも応募者からの返信がない理由として考えられます。

応募者への返信が遅いと不信感を抱きますが、応募者への返信が早くても対応の仕方が良くなければ、それもまた不信感を抱かれてしまいます。

応募者にとっては採用担当者も同じ企業で働く人なので、第一印象が大切です。

応募者から返信がこない理由④:選考期間が長く応募者の負担になっている

応募者にとって、就職活動そのものが大きな負担になっているので、さらに負担をかけてしまうと、そもそも返信がこなくなるでしょう。

選考期間が長く、何度も面接が必要だったり、何度も会社に訪れたりするのは応募者にとっては負担です。

多くの応募者の場合は、複数の企業に応募するので、日程を合わせることも大変です。

選考フローは企業にとっては重要なので、簡単には変えられませんが、応募者にとって負担をかけない採用活動を意識することで印象も良くなります。

応募者から返信がこない理由⑤:すでに別の企業から採用をもらった

応募者から返信がこない理由として、応募者が他の企業から採用をもらったことも大きな理由です。

採用をもらった企業が自分の第一志望であれば、就職活動をこれ以上行う必要もないので返信をしなくて良いと考える応募者もいます。

応募者からの返信がこなくなるのを減らすには?

応募者から返信がこなくなる理由がわかったところで、返信がこなくなるのを減らす方法をお伝えします。

応募者から返信がこなくなるのを減らす方法①:コミュニケーションを工夫する

応募者とのやり取りで特にコミュニケーションは重要です。

連絡の時間・頻度、態度を良くする事で応募者からの返信もきやすくなります。

そのほかにもやり取りに使うツールも相手に合わせるのがおすすめです。

応募者が若者であれば、電話やメールではなく、LINEにするなどツールを変えるだけでも変わるでしょう。

応募者から返信がこなくなるのを減らす方法②:自社の魅力を伝える

応募者から返信がこなくなる理由として、自社の魅力を伝えきれていないと説明しました。

自社の魅力は伝えられるように発信していきましょう。

自社の魅力を伝える方法として、「採用サイト」をもつことは有効的です。

採用サイトに載せるコンテンツとして、仕事内容や募集内容だけではなく、職場の雰囲気や働く人のインタビュー等も載せることで魅力を伝えることができます。

採用サイトの運用についてお困りならぜひトーコンに相談ください。こちらからお問い合わせができます。

応募者から返信がこなくなるのを減らす方法③:選考フローの見直し

選考フローをもっと短くすることも一つの方法です。

選考期間が長ければ長いほど応募者にとっては負担になるので、短くできるのであれば短くしましょう。

選考フローの見直し以外にも、応募者にとって負担にならないように、面接は全てWebにするなどの方法もあります。

ポイントは3つ!面接設定メールのテンプレート

ここからは、応募者から返信がくるような面接設定方法についてです。

ご紹介するのは、私が必ず行っている3つのポイント。

  1. 面談の目的を明確に伝える
  2. 候補日程は複数送る
  3. 電話の接点に繋げる

では、ひとつずつテンプレートをもとに確認していきましょう。

① 面談の目的を明確に伝える

まずは、面談案内についてです。
私は下記のようなテンプレートを作り、面談の案内を送っております。

●●●●様株式会社トーコンの斎藤です。
この度は面談のご案内にご返信にいただき、
ありがとうございます。面談において、●●様の現在のご状況や、
転職における希望、ご不安に感じている点など、
お話をお伺いできればと考えておりますので、
ぜひ一度、弊社にご来社いただけたらと思います。
※ご来社が難しい場合は電話での面談も可能です。

面談での目的を説明することで、どういった場になるのかイメージを伝え、応募者の不安を払拭しています。

人材紹介の場合、弊社に訪れる応募者の気持ちは人によって様々。
特定企業への応募意志を明確に持った方もいれば、そもそも転職をするかしないかを迷いつつ、とりあえず相談をしたくて応募をする方もいらっしゃいます。

様々な背景を持った方に「面談をしましょう」と一方的に話を進めるのも乱暴かと思い、私が面談案内を送る際は「面談の目的」を明確に伝えるようにしています。

企業様に当てはめるとすれば、一次面接において、面接官は誰が担当し、どういった面接を行うのかをお伝えすると、応募者に面接のイメージを伝えられるのではないかと思います。

一次面接のやり方は企業様によって違います。
「お互いを知り合う機会」ということでフランクな面接される企業様もあれば、本格的に選考を進める企業様もあるかと思います。

この面接はどういった場なのか、それを伝えるだけで応募者の面接に臨む姿勢も変化するのではないでしょうか。

② 候補日程は複数送る

次に、面談の候補日程をお送りするテンプレートです。

下記、面談の候補日程をお送りいたしますので、
ご希望の日程をお選びの上、ご返信ください。
●7/2(火)
・11:00~・13:00~・14:00~・15:00~・16:00~・17:00~
●7/3(水)
・11:00~・13:00~・14:00~・15:00~・16:00~・17:00~
●7/4(木)
・11:00~・13:00~・14:00~・15:00~・16:00~・17:00~
●7/5(金)
・11:00~・13:00~・14:00~・15:00~・16:00~・17:00~・18:00~・19:00~
●7/8(月)
・11:00~・13:00~・14:00~・15:00~・16:00~・17:00~・18:00~・19:00~
●7/13(土)
・11:00~・12:00~・13:00~・14:00~・15:00~・16:00~・17:00~
●7/20(土)
・11:00~・12:00~・13:00~・14:00~・15:00~・16:00~・17:00~
※面談時間は1時間程度を想定しています。
※30分開始、19:00以降の開始についてもご相談承ります。
※平日以外をご希望の場合もお気軽にご相談ください。
※日程が埋まりご希望に添えない場合がございます。お早めにご返信いただけると幸いです。上記日程が難しい場合は、●●様のご都合に合わせて
こちらで調整を致しますので、遠慮なくお申し付けください。

面談の候補日程は複数お送りし、応募者に選んでいただく形を取っています。また、候補日程以外でも希望を考慮する旨をお伝えしています。

日程を相手に完全に委ねてしまうと、応募者としても決めかねてしまうので、ある程度こちらで指定した日程に合わせていただきつつ、こちらでも柔軟に対応できるように調整します。

③ 電話の接点に繋げる

最後に、応募の確認のためにご連絡する旨をお伝えします。

尚、ご応募の確認のため、私より一度、●●様の携帯に
お電話を差し上げますので、よろしくお願い致します。
※TOKON斉藤 携帯:080-●●●●-●●●●それでは、ご返信よろしくお願い致します。TOKON 斉藤

私の場合、面談のご案内メールを送った後、応募者の方に連絡をして、簡単にお話をするようにしています。

電話の目的は、

  1. 電話番号の確認
  2. 電話で面談を設定して応募者の返信工数を減らす
  3. その後も柔軟に連絡を取れるきっかけを作る

などの理由があります。

知らない番号からの電話でも安心してでられうように、電話番号をお伝えしています

登録外の番号からの電話なので、電話をかけても繋がらないことも多いですが、その後に「お電話確認しました」というメッセージと共に面談調整の返信をいただけることもあるので、メール、電話の両面から接点を取ることも有効な手段だと思います。

また、面談前日にはリマインドのために電話で改めて応募者にご連絡をしています。

リマインドの際は時間や場所、持ち物の確認はもちろんですが、応募者のパーソナルな情報も簡単に伺うようにしています。転職の検討理由や、現在の転職活動の状況、仕事を探す上で大事にしている軸などをお伺いし、面談に繋ぎます。

企業様の面接で事前に色々お話をお伺いするのは難しいかもしれませんが、受け応えから、その人の人柄などを把握した上で面接を実施できるメリットはあるのではないかと思います。

電話での連絡がつかない場合はショートメッセージで面接日のリマインドを送るのもおすすめです。

面接設定メールで面接率は引き上げることが出来る

記載したテンプレートを使用した求職者対応で、5割弱だった弊社人材紹介の面談設定率は、7割程まで引き上げることができました

採用はどこまで行っても「人 対 人」の問題なので、やはり100%面接を設定できる正解はないと思います。しかしながら、「人 対 人」だからこそ、相手の立場を想像しながらアクションを考えると、できることも無限にあるのではないでしょうか。

実際、弊社においては様々な企業様の採用をお手伝いしていますが、対応方法は企業様によってまったく異なります。大切なのは、その企業様らしさも大切にしつつ、応募者とどのようなコミュニケーションを取るのかを考えながら採用活動を楽しむことなのではないかと思います。

今回ご紹介したポイントは3つ。

  1. 面談の目的を明確に伝える
  2. 候補日程は複数送る
  3. 電話の接点に繋げる

上記の方法以外にも、TOKONの自社採用における取組や、他社における取組など、採用活動のヒントとなる情報は数多くご紹介できるかと思います。
採用活動の進め方についてお困りがございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

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2015年、TOKONに中途入社。広告営業を経て、現在は斡旋グループに所属。求人広告の文章作成を通じて「書くこと」を仕事にしたいと思うようになり、斡旋のスカウトと求人票作成のポジションに手を挙げ、異動。TOKON入社前はバンドマンとしてギター演奏、作詞、作曲活動に熱中していました。よろしくお願いします。