「よんクスポスト」の使いやすさを支える技術班をご紹介！仕組みは意外と簡単だった！？
近年、企業における重要な経営課題の一つとして「従業員エンゲージメント」が注目されています。「職場（企業・団体）と従業員の関係性」や「自社と顧客との関係性」を指す言葉ですが、単なる従業員満足度やモチベーションとは異なり、会社と個人の相互信頼関係を表すのがエンゲージメントとなります。
トーコンでは企業文化を醸成し、従業員同士のエンゲージメントを高めるために「よんクスポスト」という取り組みを行っています。
これは「感謝」「賞賛」「学び」「協力」の4つの視点から、日々の業務で感じたことを共有するもの。
このよんクスポストの詳しい説明はこちら。
よんクスポストの運用は、社内のプロジェクトチーム内で役割分担をしています。
今回、このよんクスポスト裏側を支えるメンバーへインタビューを実施しました。第一弾はよんクスポストの機能改善を担う【技術班】のIさんに話を伺いました。
I.Yさん
オペレーションサポートGリーダー・営業企画室リーダー／2015年入社
普段は営業支援部門のITディレクターとして、DXを推進し営業工程の改善を担い、従業員の生産性向上を目指す。
試行錯誤しながら「よんクスポスト」の技術的な仕組みを一から作成。
よんクスポストの技術班ってどんなことをするの？
技術班は分かりやすく言えば、「使いやすさを追求する縁の下の力持ち」で、具体的には三つの視点を大切にしています。
①ユーザビリティの向上
投稿する人が「使いやすい」「分かりやすい」と感じる仕組みづくりです。見た目の分かりやすさから、操作のスムーズさまで、ユーザー視点で、集まった意見を参考に改善を重ねていきます。
②利用促進のための工夫
せっかく良いツールを作っても、使ってもらえなければ意味がありません。日々の業務の中で、どうやったらみんなが自然に使いたくなるか？そういった仕掛けづくりも技術班の重要な役割です。
③分析と業務の自動化
「どういう人が使っていて、どういう人が使っていないか」の分析や、運用業務の自動化で、運用側の負担を軽減します。運用が大変になると、プロジェクト自体が続かなくなってしまいますから、技術で解決できる部分は積極的に自動化していくことが大切なのです。
このように、技術班は「よんクスポスト」を投稿する人・運用する人の「ちょっとした不便」を拾い上げて、細やかにカスタムし続けています。
大切なのは「とりあえずやってみる」スタンス。
私が技術班となったきっかけは、「Thanksポスト（※よんクスポストの前身）を始めたい」と個人的に相談をいただいた事でした。トーコンは過去にもMVS（Most Valuable Staff）という感謝のメッセージを送り合う取り組みを行っていました。しかし、担当者が手作業で全社員からの意見を集約し、一人ひとりにメッセージを配信するという運用だったため、非常に大変で、運用の煩雑さが理由で中断せざるを得ませんでした。そのような背景から、今回のプロジェクトの大きな課題は「手集計の部分を自動化できるか」でした。
まず基本の仕組みはシンプルに考えました。
Googleフォームで投稿を受け付け、スプレッドシートに自動でデータを蓄積する。ここまでは簡単でした。問題は「投稿内容を自動で本人にメール送信する」機能です。Googleフォームには、そもそも送りたい人に自動で送るシステムがないんです。そこで調べてみると、GAS（Google Apps Script）を使えばできるということが分かりました。当時はまだAIが普及していなかったので、「やりたいこと + GAS」でGoogle検索し、似たようなサンプルコードを書いてくれている人のブログ記事を複数見つけて、それらを組み合わせて実装しました。Aさんが書いた回答、Bさんが書いた回答を見比べて、「これとこれを組み合わせればできそう」と試行錯誤を重ねました。
コードの意味は完全には理解していませんでしたが、「とりあえずコピペして動けばOK」という感覚で進めたんです。完璧を求めすぎると、いつまでも始められません。最初はテストをしながら「動くかな？」「うまくいかないな…」を繰り返しましたが、なんとか自動送信の仕組みを完成させることができました。大切なのはやってみる行動力です！
～実際に行った改修の一部～
◎検索性の改善
「名前は覚えてるけど、その人の部署があやふや…」という声が多く寄せられたため、「部署から送付相手を検索」→「あ行・か行…から送付相手を検索」に変更。検索性が格段にアップしました。
◎返信しやすさを向上
送られてきたメールから直接返信できるフォーム機能を追加。「メッセージをもらったら、その場で返事したい」という声に応えた改善です。
◎目立たせて利用促進
全員が毎日見る業績管理システムのトップページに「よんクスポスト」へのアクセスボタンを設置。動くGIFアイコンで注目度UP！設置した数日間は「なんか動いてるんだけど！」とびっくりする声が多数ありました。
・・これらの改修は全て、現場から上がってきた声がきっかけです。技術的には小さな変更でも、ユーザーにとっては大きな改善になることが多く、「現場の声を技術で解決する」ことの重要性を日々実感しています。
「よんクスポスト」の仕組みって誰でも作れる？
結論から言うと、できます。しかも、完全無料で。必要なものは3つだけです。
- Googleアカウント（無料）
- ChatGPTやGemini（無料版で十分）
- 「とりあえずやってみる」気持ち
「Thanksポスト」時代に手作業での運用が大変という相談を受けた時、プログラミングの知識はほとんどありませんでした。当時は「やりたいこと + GAS」でGoogle検索し、似たようなサンプルコードを複数見つけて組み合わせていましたが、今ではAIも普及したため、以前よりも簡単にコードが手に入ります。
AIをうまく活用するコツは、「こんなことできる？」と気軽に投げかけること。難しく構える必要はありません。ただし、考えることを放棄するのはNG。AIは考えを助けてくれる道具であって、代わりに考えてくれるわけではないのです。やりたいことを具体的に伝え、うまくいかなくても諦めずに試行錯誤することが大切です。
大切なのは「困っている人の役に立ちたい」という気持ちと、「とりあえずやってみよう」という姿勢があれば形にすることは出来るのです。
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「よんクスポスト・技術班」の紹介は以上となります。
エンゲージメントは、単なる従業員満足度やモチベーションとは異なり、会社と従業員、そして従業員間の相互信頼関係を表すもの。しかし、リモートワークの浸透や働き方の多様化によりその維持・向上が困難になっていることに悩んでいる企業様も多いのが現状です。従業員間のコミュニケーションを活性化させ、新たな事業アイデアや、業務の改善を促進するきっかけとして、弊社のこうした取り組みに興味をお持ちの企業様はお気軽にお問い合わせください。
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