【生産性向上への道】～RPA活用編①②～

トーコンでは生産性向上のために2021年4月より株式会社batton様のRPAを導入しています。
今回は、具体的なRPA活用事例についてご紹介します。

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【生産性向上への道】～RPA導入～

時間とコストの両面で大幅削減！RPA化するメリット

事例①

当社はIndeedの販売代理店（ゴールドパートナー）でもあります。
専用の運用チームの元、月1回のレポーティング、運用会議を実施しているのですが、おかげさまで契約件数が順調に増加。レポート作成だけで毎月約30時間かかっており、重要な振り返り・運用会議に時間を割けなくなっていました。
今後も件数を伸ばしていきたいものの、このままでは受けきれなくなってしまう。というのが課題でした。

RPA:Indeed
仕事探しのための検索エンジン。日本国内の月間訪問数は3000万**以上。(**SimilarWeb調べ 2020年1月)

事例②

当社は採用実務をサポートするアウトソーシング事業も行っています。
新卒・中途どちらも対応しておりますが、中でも新卒採用は情報解禁時期（3～4月）に応募者対応のピークを迎えます。例年、このピーク時は社内のリソースだけでは乗り越えられず、一部業務を外部に委託していました。
しかし外部委託ではコストがかかることはもちろん、急なスケジュール変更やフロー変更に柔軟に対応することができないことも多く、何とか内製化したいと思っていました。

RPA:アウトソーシング
スムーズな採用活動を支援するため、エントリーから企業情報の提供、説明会や選考会のサポートに至るまで、専門のスタッフがお客様のニーズに合わせたサービスを提供しています。

何を行ったか

ポイント1　既存業務の棚卸し

業務をそのままRPAさせるのが理想ですが、やはりRPAには向き・不向きがあるもの。改めて既存業務の棚卸を実施し、RPA化できるもの・できないものを整理整頓。現状のやり方ではRPAでは不向きな部分を可能な方法にフローを変更できるか提案しました。
事例②の業務については、中には以前まで外部委託していた業務が手元に戻ってきたものもありましたが、逆に今まで手放せなかった業務をRPAさせることに成功。結果内製化させることに成功しました。

ポイント2　 Excel関数・マクロとのハイブリット

全行程をRPA化することが可能なものもあれば、フローを変更しても不可能なものがあります。
そこでExcelの関数やマクロも活用し、RPAの不向きなものをカバー。かつ、マクロではボタン一つで実施可能なため、全行程RPA化するより時短になります。

ポイント3　全行程ではなく一部をRPA化

何をRPA化させようか？と考えるときに、よく例に挙げられるのが「洗濯」です。

①服の仕分け→②セットする　人間
③洗う→④すすぐ→⑤脱水　洗濯機
⑥取り出す→⑦干す→たたむ　人間

全部を洗濯機（ロボット）にやらせようとするとそもそもRPA化が頓挫しかねません。一部だけでも自動化するだけで大分楽になるものがあるはずです。
1～10全てをRPAさせることにゴールを置くのではなく、RPA化できるものから挑戦する。これがとても大事です。

結果

事例①
1レポート作成約10分×約200アカウント（当時）＝約2000分＝約33時間を削減することができました。

アカウント数は当時より約100アカウント増加、現在では約50時間の削減につながっています。
RPAの良さは土日・深夜が関係ないこと。退勤時にRPAを稼働させ、次回出勤時にはレポートが出来上がっており、課題だった「振り返り・運用会議」に時間を割く。ということが実現できるようになりました。

事例②
■コスト面
外部委託総費用月額200万円（※ピーク時の3月4月）の削減
■時間面
1日1時間程度の時間創出（1人あたり月20時間程度）。
その分を、お客様の採用に向き合う時間に充てられ、新規案件も受けられるようになりました。

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